Bạn có tin tức đáng giá — ra mắt sản phẩm mới, đạt cột mốc quan trọng, hoặc ký kết hợp tác — nhưng không biết cách viết press release để gửi cho báo chí? Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách viết thông cáo báo chí chuyên nghiệp cho doanh nghiệp nhỏ, kèm 3 mẫu sẵn dùng ngay và checklist phân phối hiệu quả.
Một press release tốt có thể mang về hàng chục bài báo, hàng nghìn lượt truy cập, và uy tín thương hiệu mà quảng cáo không mua được.
Press Release là gì?
Press Release (thông cáo báo chí) là văn bản chính thức mà doanh nghiệp gửi cho báo chí/truyền thông để thông báo tin tức đáng chú ý. Nhà báo sử dụng press release làm nguồn thông tin để viết bài.
Khi nào nên viết Press Release?
| Sự kiện | Mức đáng PR | Ghi chú |
|---|---|---|
| Ra mắt sản phẩm/dịch vụ mới | Cao | Sản phẩm phải thực sự mới/khác biệt |
| Đạt cột mốc (1 triệu users, 100 tỉ doanh thu) | Cao | Số liệu ấn tượng |
| Gọi vốn thành công | Rất cao | Báo tech rất quan tâm |
| Hợp tác chiến lược | Trung bình-Cao | Phụ thuộc đối tác |
| Mở rộng thị trường | Trung bình | Cần góc chuyện thú vị |
| Đạt giải thưởng | Cao | Social proof mạnh |
| Tuyển dụng quy mô lớn | Trung bình | Thể hiện tăng trưởng |
| Cập nhật nhỏ, khuyến mãi | Thấp | Không đáng PR |
Nguyên tắc: Nếu tin tức không thú vị với người ngoài công ty bạn → đừng viết press release.
Cấu trúc Press Release chuẩn
1. Headline (Tiêu đề)
- Tối đa 10-15 từ
- Phải chứa tin tức cốt lõi
- Viết ở thể chủ động
- Không dùng biệt ngữ
Tốt: “[Tên công ty] ra mắt ứng dụng giao hàng 30 phút đầu tiên tại Đà Nẵng”
Xấu: “[Tên công ty] tự hào giới thiệu giải pháp logistics toàn diện mang tính đột phá”
2. Sub-headline (Tiêu đề phụ — tùy chọn)
- 1-2 câu bổ sung thông tin headline
- Thêm context hoặc data point nổi bật
Ví dụ: “Ứng dụng đã đạt 10.000 đơn hàng trong tháng beta test, cam kết giao hàng dưới 30 phút hoặc miễn phí”
3. Dateline (Dòng thời gian-địa điểm)
Format: TP.HCM, ngày 01/08/2026 —
4. Lead Paragraph (Đoạn mở đầu)
Trả lời 5W1H trong 2-3 câu:
- Who: Ai phát hành tin?
- What: Tin tức gì?
- When: Khi nào?
- Where: Ở đâu?
- Why: Tại sao quan trọng?
- How: Hoạt động như thế nào?
Lưu ý: Nhà báo bận rộn. Nếu họ chỉ đọc đoạn đầu mà hiểu được toàn bộ tin tức → bạn viết tốt.
5. Body (Nội dung chính)
2-4 đoạn văn, mỗi đoạn 3-4 câu:
Đoạn 2: Chi tiết sản phẩm/sự kiện — tính năng, giá trị, điểm khác biệt
Đoạn 3: Data/số liệu hỗ trợ — “đã đạt X users”, “tăng trưởng Y%”, “thị trường Z tỉ”
Đoạn 4: Quote từ CEO/người phát ngôn — 2-3 câu nhận định, tầm nhìn
6. Quote (Trích dẫn)
Mỗi press release cần ít nhất 1 quote — đây là phần nhà báo hay trích dẫn nhất.
Quy tắc viết quote:
- Nói bằng ngôn ngữ người, không phải ngôn ngữ marketing
- Thêm insight/nhận định mà data không thể nói
- Attribution rõ ràng: “Ông/Bà [Tên], [Chức vụ], [Công ty]”
Tốt: “Chúng tôi nhận thấy 70% SME tại Việt Nam vẫn quản lý đơn hàng bằng Excel. Đó là lý do chúng tôi xây dựng giải pháp này — đơn giản, chi phí thấp, phù hợp với quy mô SME,” ông Nguyễn Văn A, CEO [Tên công ty], chia sẻ.
Xấu: “Chúng tôi rất tự hào và vinh dự được ra mắt sản phẩm đột phá này, cam kết mang lại giải pháp tối ưu cho khách hàng thân yêu.”
7. Boilerplate (Giới thiệu công ty)
3-4 câu mô tả công ty — giống nhau trong mọi press release:
Về [Tên công ty]: [Tên công ty] là [mô tả ngắn]. Thành lập năm [năm], công ty [thành tựu nổi bật]. [Tên công ty] phục vụ [đối tượng khách hàng] tại [thị trường]. Thông tin thêm: [website]
8. Contact Information (Thông tin liên hệ)
Liên hệ báo chí:
[Tên] — [Chức vụ]
Email: [email]
Điện thoại: [số]3 Mẫu Press Release cho SME
Mẫu 1: Ra mắt sản phẩm/dịch vụ mới
[TÊN CÔNG TY] RA MẮT [TÊN SẢN PHẨM]: [GIÁ TRỊ CHÍNH] CHO [ĐỐI TƯỢNG]
[Subtitle với data point hoặc điểm khác biệt]
[Thành phố], ngày [DD/MM/YYYY] — [Tên công ty], [mô tả 1 câu], hôm nay chính thức ra mắt [tên sản phẩm/dịch vụ] — [mô tả ngắn giải pháp và vấn đề nó giải quyết].
[Sản phẩm] cho phép [đối tượng] [lợi ích chính], với [tính năng nổi bật 1], [tính năng 2], và [tính năng 3]. [1-2 câu về giá/cách tiếp cận].
Theo [nguồn data], [thống kê liên quan đến vấn đề thị trường]. [Tên sản phẩm] giải quyết vấn đề này bằng [cách tiếp cận khác biệt].
“[Quote từ CEO — nhận định về thị trường và tại sao sản phẩm này cần thiết],” [Chức vụ Tên] cho biết.
[Sản phẩm] hiện có mặt tại [kênh phân phối] với giá từ [giá]. Khách hàng đăng ký trước [ngày] được [ưu đãi].
Về [Tên công ty]: [Boilerplate]
Liên hệ báo chí: [Contact info]
Mẫu 2: Đạt cột mốc kinh doanh
[TÊN CÔNG TY] ĐẠT [CỘT MỐC] SAU [THỜI GIAN], [THÀNH TỰU BỔ SUNG]
[Thành phố], ngày [DD/MM/YYYY] — [Tên công ty] hôm nay công bố đã đạt [cột mốc cụ thể: 1 triệu users/100 tỉ doanh thu/v.v.] sau [thời gian] hoạt động, đánh dấu [ý nghĩa của cột mốc].
[2-3 câu context: tốc độ tăng trưởng so với ngành, số liệu bổ sung, các thành tựu khác đi kèm]
“[Quote CEO — chia sẻ về hành trình, bài học, và kế hoạch tiếp theo]”
[1-2 câu về kế hoạch tương lai: mở rộng thị trường, ra mắt tính năng mới, tuyển dụng]
Về [Tên công ty]: [Boilerplate]
Mẫu 3: Hợp tác chiến lược
[TÊN CÔNG TY A] HỢP TÁC VỚI [TÊN CÔNG TY B] ĐỂ [MỤC TIÊU CHUNG]
Hợp tác nhằm [lợi ích cho thị trường/khách hàng]
[Thành phố], ngày [DD/MM/YYYY] — [Tên A] và [Tên B] hôm nay công bố hợp tác chiến lược nhằm [mục tiêu]. Thông qua hợp tác này, [lợi ích cụ thể cho khách hàng/thị trường].
[Chi tiết hợp tác: làm gì, bao lâu, quy mô]
“[Quote CEO A]” “[Quote CEO B]”
[Timeline/milestones dự kiến]
Về [Tên công ty A]: [Boilerplate A] Về [Tên công ty B]: [Boilerplate B]
Checklist viết Press Release hoàn chỉnh
Nội dung
- Headline rõ ràng, chứa tin tức cốt lõi (<15 từ)
- Lead paragraph trả lời 5W1H
- Ít nhất 1 quote từ người phát ngôn
- Ít nhất 1 data point/số liệu cụ thể
- Boilerplate công ty
- Contact information
Định dạng
- Tổng độ dài: 400-600 từ (1-2 trang A4)
- Font dễ đọc, size 12
- Spacing 1.5-2.0
- Không dùng biệt ngữ, viết tắt không giải thích
- Không dùng ngôn ngữ quảng cáo (“tốt nhất”, “đột phá”, “duy nhất”)
Trước khi gửi
- Proofread ít nhất 2 lần (chính tả, ngữ pháp)
- Kiểm tra mọi số liệu (chính xác?)
- Quote đã được người phát ngôn approve
- Link website/landing page hoạt động
- Kèm hình ảnh chất lượng cao (hi-res, landscape)
Cách phân phối Press Release hiệu quả
Kênh 1: Gửi trực tiếp cho nhà báo (hiệu quả nhất)
Quy trình:
- Xác định 10-20 nhà báo phù hợp (viết về ngành liên quan)
- Cá nhân hóa email cho từng nhà báo
- Gửi email với press release trong body (không đính kèm)
- Subject line: “[Tin] [Headline ngắn gọn]”
- Follow up 1 lần sau 2-3 ngày nếu chưa phản hồi
Format email gửi nhà báo:
Subject: [Tin mới] [Headline]
Chào anh/chị [Tên],
[1 câu cá nhân hóa — mention bài viết gần đây của họ]
Gửi anh/chị thông tin về [tóm tắt 1 câu]. Chi tiết bên dưới:
[Copy paste press release]
Tôi có thể cung cấp thêm [phỏng vấn CEO/data/hình ảnh] nếu anh/chị quan tâm.
Trân trọng, [Tên + SĐT]
Kênh 2: Dịch vụ phân phối Press Release
| Dịch vụ | Chi phí | Phạm vi | Phù hợp |
|---|---|---|---|
| PR Newswire | $200-800/bài | Global + VN | Tin quốc tế |
| VietnamPR | 2-10 triệu/bài | Việt Nam | SME VN |
| Brandcom | 3-15 triệu/bài | Việt Nam | SME VN |
| Tự gửi | 0 VND | Tùy network | Mọi SME |
Khuyến nghị SME: Tự gửi trực tiếp cho nhà báo (miễn phí, cá nhân hóa cao, hiệu quả nhất). Dùng dịch vụ phân phối cho tin lớn hoặc khi cần coverage rộng.
Kênh 3: Đăng trên owned media
Sau khi gửi cho báo chí, đăng press release trên:
- Trang “Tin tức” trên website công ty
- LinkedIn company page
- Facebook page
- Kênh truyền thông nội bộ
10 sai lầm khi viết Press Release
- Viết quá dài — quá 800 từ = nhà báo bỏ qua
- Ngôn ngữ quảng cáo — “đỉnh cao”, “tốt nhất thế giới” = mất uy tín
- Không có tin tức thực sự — promotion, khuyến mãi không phải tin tức
- Headline nhàm chán — “[Công ty] tổ chức họp báo” = ai quan tâm?
- Thiếu data — nhận định mà không có số liệu hỗ trợ
- Quote generic — “Chúng tôi rất vui mừng…” = vô nghĩa
- Gửi mass email — cùng 1 email cho 100 nhà báo = spam
- Đính kèm file — Word/PDF attachment thường bị filter spam
- Không kèm hình ảnh — nhà báo cần visual, cung cấp link tải hi-res
- Follow up quá nhiều — 1 lần follow up đủ rồi, đừng spam
Kết luận
Viết press release là kỹ năng bất kỳ SME nào cũng học được. Không cần thuê agency, không cần ngân sách lớn — chỉ cần tin tức đáng giá, cấu trúc chuẩn, và gửi đúng người.
Nếu bạn cần hỗ trợ chiến lược PR hoặc digital marketing tổng thể cho doanh nghiệp, liên hệ Trinh Digital.
FAQ — Câu hỏi thường gặp
Nên viết Press Release bằng tiếng Việt hay tiếng Anh?
Nếu target báo Việt Nam → viết tiếng Việt. Nếu target báo quốc tế hoặc báo Việt Nam bằng tiếng Anh (e.g., VnExpress International) → viết tiếng Anh. Có thể chuẩn bị cả hai version nếu muốn cover cả hai thị trường.
Bao nhiêu press release là đủ trong 1 năm?
Chất lượng quan trọng hơn số lượng. 4-6 press release/năm cho các sự kiện thực sự đáng tin là con số lý tưởng cho SME. Gửi press release mỗi tháng về những chuyện nhỏ sẽ khiến nhà báo ignore email của bạn trong tương lai.
Có nên thuê PR agency viết press release?
Nếu ngân sách cho phép (3-5 triệu/bài), PR agency chuyên nghiệp sẽ viết tốt hơn và có network nhà báo sẵn. Tuy nhiên, SME hoàn toàn có thể tự viết bằng các mẫu trong bài này — nhiều nhà báo thậm chí thích nhận tin trực tiếp từ founder hơn là qua agency.